Leren implementeren

1. Maak een ImplementatiePlan:

a. Wordt geschreven door implementatieteam bestaande uit:
i. Projectleider/eigenaar (neemt leiding, coördineert, schrijft, aanspreekpunt)
ii. Coördinator onderzoek en/of innovatie (ondersteund, weet de route)
iii. Implementatieteam (denkt en schrijft mee)
iv. Klankbordgroep (denkt mee)
b. Formuleer het doel (wanneer is het doel behaald? Maak het concreet en haalbaar)
c. Wat zijn de beïnvloedende factoren op je implementatieactiviteiten? Zie ‘Hoofdstuk 2: Beïnvloedende factoren Topaz’
d. Zorg ervoor dat het duidelijk is welke elementen van de vernieuwing vaststaan en welke elementen per context mogen verschillen
e. Kies per fase van de gebruiker passende implementatieactiviteiten, zie ‘Hoofdstuk 3: Kies per fase passende activiteiten’
f. Wie is waar verantwoordelijk voor? Hoe werk je met elkaar samen? Zorg voor korte lijntjes
g. Welk netwerk zet je in? Wie zijn hierin sleutelfiguren?
h. Communicatieplan
i. Ontwikkel en stel vast op welke manier gemonitord en geëvalueerd gaat worden (bijvoorbeeld via enquêtes)
j. Tijdsplanning
k. Begroting

2. Do:

a. Voer het implementatieplan uit

3. Study:

a. Monitor en evalueer

4. Act:

a. Pas je plan aan waar nodig

5. Stop:

a. Stop wanneer je doel is behaald

1. Vernieuwing:

a. Wat is het probleem wat deze vernieuwing oplost en wat is de urgentie dat dit nu opgelost moet worden?
b. Wat levert deze vernieuwing de gebruiker op? Wat gebeurt er als we het niet doen? Wat hoeft de gebruiker niet meer te doen door deze vernieuwing? Het moet geen extra werk of tijd kosten wanneer het eenmaal geïmplementeerd is.
c. Is de vernieuwing simpel, duidelijk en aantrekkelijk? Is de eerste indruk goed en gelijk begrijpelijk? Is het makkelijk te gebruiken/uit te voeren?
d. Staan er niet al 20 soortgelijke wielen in de schuur van Topaz?
e. Is de gebruiker tijdens de ontwikkeling van de vernieuwing van begin af aan betroken geweest?
f. Sluit de vernieuwing aan bij andere werkwijzen/producten? Is het goed in te bedden in bestaand beleid/visie/protocollen/werkwijzen?
g. Is de vernieuwing flexibel aan te passen per context (locatie/afdeling)?
h. Zijn er ethische dilemma’s wanneer deze vernieuwing geïmplementeerd gaat worden en hoe ga je daarmee om?
i. Wat zijn de benodigde resources in tijd en geld, zowel op de korte als lange termijn en wie financiert dat?

2. Gebruiker:

a. Er wordt door de gebruiker altijd een afweging gemaakt of het het waard is de tijd die nodig is te investeren in de implementatie van de vernieuwing de client op dat moment te ontnemen.
b. Eerdere ervaringen en gevoelens m.b.t. veranderingen spelen altijd mee, hou daar rekening mee. Maak eerst verbinding en win vertrouwen voordat je iets gaat verwachten.
c. Zorg ervoor dat de gebruiker van begin af aan invloed heeft op hoe er geïmplementeerd gaat worden (gevoel van controle vergroten), maar met kaders.
d. Heb oog voor wat de gebruiker verliest door de vernieuwing.
e. Heb oog voor en geef ruimte aan een gevoel van onzekerheid en de informele hiërarchie in een team.
f. Heb oog voor zorgen over kosten vanuit de gebruiker.
g. Gebruikers hebben verschillende rollen binnen implementatie, maar zitten vaak aan de uitvoerende kant.
h. Sommige gebruikers hebben affiniteit met de vernieuwing, anderen niet. Dat mag er zijn, maar betekent niet dat iets niet door iedereen geïmplementeerd moet worden als de keuze daartoe gemaakt is.

3. Organisatie:

a. Randvoorwaarden:
a. Kennishouders
i. Implementatieteam

• Implementatiecoördinator/coach/specialist/adviseur
• Leancoach
• PR&Communicatie
• Beleid
• Opleiding
• Teamleider
  ii. Klankbordgroep
• Helpende
• Gastvrouw/heer
• AB-er
• VIG
• MBO VP
• HBO VP
• SO
• VS
• Psycholoog
• Ergotherapeut
• Fysiotherapeut
• Logopedist
• Diëtist
• Maatschappelijk werker
• Teamleider
  i. Er is een Topaz Leidraad/stappenplan voor het maken van een implementatieplan.
  ii. Routekaart implementatie Topaz
  Duidelijkheid over wie mandaat heeft te beslissen wat wel of niet te implementeren.
  iii. Er is een Topazbreed overzicht en tijdspad van alle vernieuwingen die geïmplementeerd gaan worden en waar.
  iv. Visie: Implementatie hoort bij ieders kerntaken, ongeacht functie.
  v. Beschikbare resources van tijd en geld
  vi. Er is enige stabiliteit en rust binnen de organisatie/locatie/afdeling en enigszins gezond functionerende teams.
  b. Elk huis/afdeling heeft een eigen cultuur en route/lijntjes/relaties hoe dingen gecommuniceerd en geregeld worden. Hou daar rekening mee.

4. Externe Context:

a. Sluit de vernieuwing aan op bestaande wet- en regelgeving zoals het generiek kompas/protocollen/richtlijnen/best-practices/landelijke expertise/netwerken/zorgkantoor?
b. Hou rekening met politieke invloeden (kijk op zorg/wetenschap/bezuinigingen).
c. Hou rekening met een veranderende doelgroep binnen Topaz.
d. Heb oog voor een tendens richting prioriteit voor kwaliteit van leven.
e. Algemeen gevoel van een hoog ervaren werkdruk in de zorg.

1. Fase 0: Ontwikkeling van vernieuwing:

a. Betrek de gebruikers, profijtgroep en andere belangrijke sleutelfiguren van begin af aan bij de ontwikkeling van de vernieuwing (zie stuk Jeannette HBO-V)
i. Bijv. door gebruik te maken van brainstorms/enquête/focusgroepen/informeel contact.
ii. Betrek elke stakeholder op het juiste moment en deel alleen de info die relevant is voor die stakeholder om overload aan tijd en info te voorkomen.
iii. Verschillende mate van betrokkenheid mogelijk, van meedenken tot meeschrijven en -doen.

2. Fase 1: Weten dat de vernieuwing bestaat:

a. Breng per fase in kaart wie de gebruikers, profijtgroep en andere belangrijke sleutelfiguren zijn tijdens de implementatie van de vernieuwing.
b. Maak een communicatieplan:
i. Doel: Weten dat de vernieuwing bestaat én welk probleem de vernieuwing oplost, de urgentie dat dit nu opgelost moet worden én wat de vernieuwing de gebruiker dus oplevert.
ii. Hou rekening met verschillende leerstijlen van de doelgroep en stem hierop af met taal/vormgeving/vorm

• Denk aan veel plaatjes/foto’s/strip/filmpje
• Korte tekst die de kern beschrijft
• Let op taalgebruik. Het vorige was niet ‘slecht’, we willen alleen ‘doorontwikkelen’.
• Enthousiaste, open toon. Maak het leuk! Bijv. met een prijsvraag.
  iii. Maak gebruik van verschillende kanalen zoals
• Toplaza
• E-mail
• Face-to-face informeel
• Posters
• Flyers
• Nieuwsbrief
• Aansluiten bij bestaande overleggen/bijeenkomsten
• LinkedIn
  iv. Ga netwerken en op zoek naar kartrekkers

3. Fase 2: Begrijpen wat het is:

a. Zorg voor een gebruiksvriendelijke, eenvoudige, duidelijke handboek/uitleg/materialen behorende bij de vernieuwing.
b. Geef face-to-face uitleg/geef een demonstratie/laat het uitproberen.
c. Geef alvast uitleg over welk probleem de vernieuwing oplost, de urgentie dat dit nu opgelost moet worden én wat de vernieuwing de gebruiker dus oplevert.
d. Geef ook alvast uitleg over realistische verwachtingen qua tijdsinvestering tijdens de implementatie en wanneer dit weer terug naar normaal gaat.

4. Fase 3: Willen gebruiken:

a. Ga face-to-face langs de afdelingen die het gaan implementeren en ga in gesprek.
i. Leg uit welk probleem de vernieuwing oplost, de urgentie dat dit nu opgelost moet worden én wat de vernieuwing de gebruiker dus oplevert.
ii. Geef eventueel (weer) een demonstratie/uitleg
iii. Heb aandacht voor de onderstroom, ‘Deep Democracy’: Geef juist ook degenen die twijfelen, niet willen, en onzeker zijn een stem. Zorg ervoor dat hun zorgen gehoord zijn én dat ze de tools krijgen de twijfel/zorgen/onzekerheid er te laten zijn, maar op zo’n manier dat ze ook bereid zijn met wat extra aandacht en hulp de vernieuwing te implementeren.
b. Zorg ervoor dat elementen van de vernieuwing die per context mogen verschillen aangepast worden per afdeling/locatie
c. Begin klein, geef tijd om te wennen, maar sta klaar om op te schalen en momentum te pakken bij enthousiasme.

5. Fase 4: Doen, het kunnen gebruiken:

a. Zorg ervoor dat je trainingen
i. Op maat zijn gemaakt
ii. Wees flexibel in frequentie, locatie en tijdstippen van trainingen
iii. Maak in de training in elk geval concreet wie wanneer wat moet doen, hoeveel tijd dat kost en voor hoe lang.
b. Train de kartrekker en sleutelfiguren
i. Probeer het met hen klein uit
ii. Evalueer en pas je vernieuwing en/of training aan waar nodig.
iii. Bespreek een eenvoudige evaluatiemethode voor vervolg (bijv. enquête)
c. Train de gebruikers per team/afdeling
d. Probeer het voor een concrete periode klein uit op de afdeling.
i. Maak gebruik van de evaluatiemethode aan het begin en einde van de periode.
ii. Zorg ervoor dat de projectleider goed en laagdrempelig bereikbaar is voor vragen.
iii. Zorg in deze periode voor coaching-on-the-job.
e. Evalueer aan het einde van de periode en pas eventueel je vernieuwing aan waar nodig.
f. Zorg ervoor dat de vernieuwing een plek krijgt in het dagelijks werk en bestaande werkwijzen. Zorg er ook voor dat dat wat de gebruiker nu niet meer hoeft te doen door de vernieuwing daadwerkelijk niet meer gedaan wordt. Er zou nu een einde moeten komen aan de extra energie en tijd die het kost om de vernieuwing te gebruiken.
g. Rol uit over meer teams/afdelingen
h. Vier tussentijdse mijlpalen!

6. Fase 5: Blijven doen: De vernieuwing is onderdeel van het dagelijks werk:

a. Zorg dat concrete structurele monitoring en evaluatie ingebed is in bestaande werkwijzen/processen/structuren.
b. Zorg ervoor dat er structurele momenten zijn om de vernieuwing aan te passen/door te ontwikkelen met een concreet plan hoe dat aan te pakken
c. Zorg ervoor dat er altijd een eigenaar/aanspreekpunt is. Dat kan ook een vakgroep of een bepaald team zijn.
d. Zorg voor structurele organisatorische en financiële randvoorwaarden voor het blijven kunnen doen, door het op te nemen in:
i. De begroting
ii. Jaarplannen
iii. Beleidsstukken
iv. Handboek
v. Protocollen/richtlijnen