“We hebben veel successen te vieren”

Ging het eerst vooral om notuleren en verslagen typen, later bracht haar functie steeds meer verantwoordelijkheden met zich mee. “Inmiddels ben ik soms net een beleidsmedewerker. Maar mijn doel is altijd hetzelfde gebleven: ik help de OR-leden om het bestuur scherp te houden.”

“Ik stopte met werken toen ik een zoon kreeg. Maar toen hij oud genoeg was om naar school te gaan, wilde ik mezelf ook buitenshuis weer nuttig maken. Een tijdlang deed ik vrijwilligerswerk, tot ik via-via een vacature onder ogen kreeg van de Stichting Zorgcentra Vlietlanden, een voorloper van Topaz. Zij zochten een parttime ambtelijk secretaris. Dat leek me de ideale baan: het gevarieerde administratieve werk sprak me aan, ik kon er een beetje kennis uit mijn studie Bedrijfskundige economie in kwijt én ik ging liever niet voltijds aan de slag. Parttime werkt voor mij het best. Ik wil ook genoeg tijd en energie overhouden voor mijn gezin en sociale leven.”

Uitstekend uit de voeten

“Ik solliciteerde en werd aangenomen. Eerst voor tien uur per week. Maar dat bleek te weinig toen we een paar jaar later fuseerden en Topaz werden. De fusie en harmonisatie brachten veel werk met zich mee – voor de organisatie en daarmee voor de OR. Ik werkte veel samen met een andere ambtelijk secretaris. Toen zij stopte, nam ik haar taken erbij. Met de 24 uur die ik sindsdien heb, kan ik uitstekend uit de voeten. Officieel hebben de vijftien OR-leden elk recht op twee uur aan ondersteuning. Maar het is onzin mij een contract van 30 uur te geven. Dat heb ik ook gezegd: ‘Hou het nou maar op 24 en betaal me overuren uit wanneer ik ze écht nodig heb.’”

“Die noodzaak is er zelden. Dat komt misschien ook wel door mijn ervaring. Ik ben door de jaren heen in veel dingen heel handig geworden. Zeker in terugkerende activiteiten. Zo bereid ik alle OR-vergaderingen voor. Dat betekent onder meer dat ik beleidsstukken ontvang van het bestuur, een agenda opstel en die stukken per agendapunt in een applicatie zet – want we vergaderen sinds anderhalf jaar papierloos. Tijdens de vergaderingen notuleer ik, waarna ik de notulen uitwerk. Daarnaast maak ik de OR-jaarverslagen, stel ik de OR-jaarplannen op en schrijf ik conceptbrieven als de raad wil reageren op beleidsstukken. Dat doe ik allemaal met aandacht, maar ik heb er wel een snelle routine in ontwikkeld.”

Stukken boven tafel krijgen

“Lang niet alles wat ik doe, staat in mijn functiebeschrijving. Zo ben ik ook een soort filter voor de OR-leden. Ik vang alle telefoontjes en e-mailtjes op die zij van medewerkers krijgen. Verwijder alle spam en nieuwsbrieven. En handel zelf direct een aantal vragen of verzoeken af. Bijvoorbeeld door een medewerker naar een vertrouwenspersoon te verwijzen. Of naar een beleidsstuk waar de gezochte informatie in staat. De rest van de telefoontjes en mailtjes geef ik door. Door dit alles kunnen de OR-leden hun beschikbare tijd efficiënter besteden. Noodzakelijk, want de voorzitter heeft hooguit acht uur per week voor de OR en anderen maar de helft daarvan.”

“Ook managers en de P&O-coördinator nemen vaak contact met me op. Zij zijn vaak minder bekend met de organisatie dan ik. Maar weten wel dat ik een goed geheugen en archief heb. Als zij een bepaalde versie van een beleidsstuk zoeken, kan ik die in 99 van de 100 gevallen vinden. Voor veel mensen in de organisatie ben ik dus een aanspreekpunt en vraagbaak. Tegelijkertijd is mijn werk heel solistisch. Ik hoor niet bij een team of afdeling. Alleen de OR heeft iets over me te zeggen, maar ook daar ben ik geen lid van. De OR-leden bepalen samen hun standpunt over onderwerpen. Mijn positie is neutraal en ondersteunend.”

Ook eens anders denken

“Niet dat ik nooit een mening heb. Ik neem alle beleidstukken zorgvuldig door. Omdat ik ze leuk vind om hun diversiteit en inhoud – van reorganisaties op afdelingen tot de ontwikkeling van privacywetgeving. Maar ook omdat ik ze móét doornemen om mijn werk te kunnen doen. Als ik er een mening over heb, sluit die doorgaans aan bij wat OR-leden in de vergadering zeggen. En als dit niet gebeurt, geef ik dat aan. Dan adviseer ik bijvoorbeeld om het bestuur om meer duidelijkheid te vragen. Of eens een andere kant op te denken. Dat brengt soms nieuwe inzichten. Maar ook als dat niet zo is, help ik het OR-standpunt uit te dragen.”

“Af en toe is er een onderwerp dat ik namens de OR helemaal mag uitpluizen. Hoe zit dit? Hoe werkt het? Neem de fusie en de harmonisatie. Voor mij was het echt een feest om daar mijn tanden in te zetten. Zulke taken zijn de krenten in de pap. Zoals ik er ook veel plezier in heb nieuwe OR-leden te coachen en bijvoorbeeld de terminologie uit te leggen. Maar weinig mensen weten meteen het verschil tussen ‘instemming’ en ‘advies’. Overigens stel ik me ook coachend op richting meer ervaren OR-leden. Zo spoor ik iedereen aan om successen direct te vieren, hoe klein die ook lijken. Om te beseffen hoeveel impact ze hebben.”

Win-win-win-situaties

“Een recent succesverhaal? Er zijn er zoveel! Neem bijvoorbeeld het bijzondere verlof dat medewerkers krijgen als er een naaste overlijdt. Jarenlang hadden zij dat verlof gekregen vanaf de dag van het overlijden tot en met de dag van de uitvaart. Maar door een nieuwe CAO zouden zij voortaan alleen nog recht hebben op die twee dagen verlof. De OR adviseerde het bestuur dat dit onverantwoord was. Voor de mentale gezondheid van medewerkers, maar ook voor de veiligheid van bewoners; zorgverleners zouden er ook tussen die dagen totaal niet bij zijn met hun hoofd. De verlofregeling bleef daarom intact op dit punt.”

“Het is niet alleen belangrijk voor de motivatie en het werkplezier om dit soort overwinningen te vieren. Maar ook om te beseffen dat ze mede mogelijk zijn door een goede relatie met de raad van bestuur, waarmee de OR elke vier weken om de tafel zit. Open communicatie en wederzijds vertrouwen zijn cruciaal in die relatie. Net als het vermogen buiten je eigen belangen te denken. Ook daar hamer ik geregeld op. We moeten oplossingen zoeken die goed zijn voor de medewerkers, de bewoners én de organisatie. Oplossingen die win-win-win-situaties creëren. En ik ben blij dat we daar al jaren in slagen.”